Control de gestión inmobiliaria: por qué el dueño se entera por WhatsApp y en la reunión del lunes

El control de gestión inmobiliaria, en una inmobiliaria con equipo, se reduce a dos cosas. En el día a día, el estado de las negociaciones: qué reservas están vivas, cuáles se conformaron, cuáles se enfriaron. Y en el mes, cuánta plata está proyectada cobrar: lo que ya está por cobrarse, lo devengado y lo que está por cerrarse. Lo primero, hoy, sale de un Excel y de conversaciones. Lo segundo no está en ningún lado, y con eso se decide la pauta de portales, la estructura y los sueldos.

¿Cómo se entera el dueño de lo que pasa en su inmobiliaria?

Con un Excel genérico que da el pantallazo: lo que hay vigente y lo que no. Los detalles de cada negociación no están ahí: están en la cabeza de quien la lleva, y se consiguen conversando con esa persona. Si el dato es urgente, por WhatsApp o con un llamado. Si puede esperar, en una reunión periódica, los lunes a la mañana, para el repaso de las operaciones.

Por mes, otras dos cosas: la producción, qué propiedades entraron a la cartera y cuáles se dieron de baja, y el estado de la caja.

Con sucursales, se complica un poco más. Las planillas y la presentación formal son las mismas, pero la forma de enterarse depende del responsable de cada sucursal y de cómo transmite: hay quien prefiere el reporte por escrito y quien viene y se sienta horas a conversar. El dueño se entera distinto de cada sucursal, según quién la lleve.

¿Qué pasa en la reunión de los lunes?

Suele haber dos. La comercial, todas las semanas, donde se mira el estado de la cartera, las tasaciones y las propiedades, y los clientes interesantes o con búsquedas activas, cada uno con su asesor: un cruce de información para intentar generar operaciones dentro del equipo. Y una más gerencial, con los responsables de sucursal, la gerencia comercial y el área de cierres, para todo lo que está por firmarse.

Ninguna se prepara. Cada uno llega con los papeles de trabajo que tiene en ese momento y se conversa a partir de ahí. Lo que falta, se pregunta después por WhatsApp.

¿Cuál es el número que le importa al dueño?

No el estatus de las operaciones. Una vez firmado el boleto, todo el trámite hasta la escritura es algo que se sigue, pero que al dueño no le preocupa. Lo que le importa es cuánta plata tiene proyectada cobrar en el mes: lo que está por cobrarse de lo ya firmado, lo devengado, y lo que está en danza por cerrarse.

Ese número es el que decide todo lo que tenga que ver con inversión. La pauta en los portales inmobiliarios, que es una carga muy fuerte para cualquier inmobiliaria. Ampliar o no la estructura administrativa o de marketing, para lo que hace falta una tendencia y una proyección a mediano plazo. Y los sueldos del equipo: para dar premios y aumentos hay que saber dónde se está parado.

Lo que pasa cuando el número no está

La pauta de los portales se renegocia cada seis meses. Se decide ampliarla, se asume el compromiso con el portal, y después de firmarlo aparece la realidad: los números de la inmobiliaria no eran los que se creía. Los costos habían subido por la inflación mucho más que el tipo de cambio, y la proyección de ventas con la que se decidió tampoco era la real. El compromiso ya estaba tomado.

No es un error de cálculo. Es que el cálculo nunca existió: se decidió con el termómetro, porque el número no estaba armado el día que hizo falta.

¿Cómo es el control de gestión inmobiliaria con InMapp?

En InMapp el estado de cada negociación está en pantalla, con su próxima acción y quién la tiene, y el de cada expediente también. El dueño lo mira sin escribirle a nadie, y la reunión de los lunes se hace mirando lo mismo, no los papeles de cada uno. Si una sucursal reporta por escrito y otra en charlas, da igual: las dos están en el mismo tablero.

Y el número está todos los días: los honorarios cobrados, lo que falta cobrar de lo ya firmado, lo devengado y lo percibido, los gastos, lo que quedó, y la caja proyectada con lo que entra y lo que sale. Comparado con el mes anterior y por sucursal. Con la performance de cada agente contra su objetivo del mes.

La pauta de portales, un aumento o una persona más se deciden con ese número, el día que hay que decidir. No con la sensación de cómo viene el mes.