Seguimiento de operaciones inmobiliarias: por qué el dueño tiene que llamar para saber cómo viene una operación

En la mayoría de las inmobiliarias con equipo, el seguimiento de operaciones inmobiliarias vive en dos lugares: una carpeta física, donde va lo que se firma, y un Excel de dirección con una línea por operación y pocos datos. Lo que llega por mail queda en el mail. Y el estado real de cada operación, si viene trabada o si lo que se está por firmar está de verdad avanzado, lo sabe una sola persona: la que la lleva. Para saberlo, el dueño la llama.

¿Dónde vive una operación entre la reserva y la escritura?

Lo firmado está físico, en la carpeta: la reserva y todo lo que se firma de ahí en adelante. Lo demás llega por mail, un informe que faltaba, algo que mandó una de las partes, y se queda en el mundo digital. No entra a la carpeta. Al final, la operación está en dos mundos y en ninguno está completa.

Y la carpeta está en el escritorio de alguien. Si esa persona no vino y otro del equipo necesita un papel de ahí, espera. A que vuelva, o a que alguien lo autorice a revisar los papeles de un escritorio ajeno.

¿Qué anda dando vueltas antes de la firma?

Para la firma, lo que de verdad hace falta son los documentos firmados que tiene la inmobiliaria. Pero alrededor hay un montón de papeles que van y vienen: informes, estado parcelario, lo que cada parte tiene que aportar. A veces van directo al escribano. A veces pasan por la inmobiliaria para que ella los mande.

Y hay gente. El escribano lo pone el comprador. El agrimensor lo pone el vendedor. Los abogados, cualquiera de los dos. La gestoría trabaja con la inmobiliaria para los informes de dominio e inhibiciones, y a veces hay un gestor municipal. Sea quien sea el que los contrató, la inmobiliaria es la que coordina el trabajo de todos y tiene que saber cómo va cada gestión. Los datos de cada uno están en un mail o en un WhatsApp.

Lo que sale mal ahí es siempre lo mismo: estamos todos esperando algo que supuestamente está por salir, y en el último momento nos enteramos de que todavía está muy verde, que faltan cosas. Tal vez una de las partes lo sabía. El resto, no.

¿Por qué el dueño tiene que llamar para saber cómo viene una operación?

Con la reserva confirmada, es raro que una operación se caiga. Lo habitual es que se demore: el crédito bancario que no sale, un trámite de registro, el comprador que pide que el vendedor regularice los planos en la municipalidad antes de escriturar. Si es un PH, peor: registros de la provincia y reglamento de copropiedad nuevo, con el tiempo y el dinero que eso lleva.

Mientras tanto, el Excel de dirección dice que la operación está "en boleto". Nada más. Si el dueño no está encima de todas las operaciones, esa planilla es lo que tiene, y tiene muy pocos datos. Para saber de una en particular, si viene trabada, si lo que se firma la semana que viene está bien avanzado o hay un problema de último momento, tiene que llamar a la persona que está atrás de la negociación y conversarlo.

Los clientes, en cambio, no llaman a preguntar cómo va su operación: la viven día a día. Lo que hacen son consultas puntuales de instancia. El comprador pregunta si el vendedor ya pasó a conformar la reserva. El vendedor pregunta si el comprador ya hizo el refuerzo. Quien atiende el teléfono tiene que poder contestar eso sin ir a buscar a nadie.

Lo que pasa después de la firma

El que fue a la firma vuelve con el dinero y se lo entrega a tesorería o al dueño, según el circuito de cada inmobiliaria. Y arma, a mano, una planilla con el resumen de cómo fue la operación: lo que decía la planilla de producción, lo que se había hablado con el asesor. Con ese resumen y el dinero, administración liquida. Esa parte es artesanal al cien por ciento, y es donde empiezan las discusiones de la liquidación.

¿Cómo es el seguimiento de operaciones inmobiliarias con InMapp?

En InMapp Ops, cuando gerencia confirma la reserva, con un click se abre el expediente. Y no nace vacío: llega con la tasación y en cuánto se tasó, la ficha de producción con toda la documentación, el repositorio de la propiedad y la reserva. Desde el principio se arrastra todo, y todo queda junto.

De ahí a la escritura, el expediente tiene un estado (reserva aceptada, refuerzo, seña, boleto, escritura), y cada estado dice qué lo destraba y quién lo tiene. Lo que se firma va a documentos, por tipo. Lo que pasa va a novedades, y si hace falta se comunica por mail a las partes desde el mismo lugar. Escribano, agrimensor, gestoría y abogados están en el expediente con sus datos, no en un WhatsApp.

El dueño abre la pantalla y ve el estado real de cada operación, con sus notas y su próxima acción, sin llamar a nadie. Y cuando el comprador pregunta si el vendedor ya conformó la reserva, cualquiera del equipo lo ve.

Con un hito firmado y la planilla de producción aprobada, desde el mismo expediente se liquida. La planilla a mano de quien volvió con el dinero deja de existir.