Modelo de reserva inmobiliaria: por qué el que usa tu equipo ya no es el que aprobaste

Toda inmobiliaria tiene un modelo de reserva inmobiliaria validado por el dueño: el texto que se usa, con sus cláusulas y sus plazos. El problema no es el modelo. Es lo que le pasa después de aprobado: termina en la computadora de cada uno, sobreescrito reserva tras reserva, hasta que lo que circula ya no es el modelo sino un Frankenstein. De mínima, desprolijo. De máxima, con errores que el abogado de quien se arrepiente va a leer con atención.

¿Qué le pasa al modelo de reserva una vez que está aprobado?

Está validado por el dueño y el responsable, guardado en algún lugar. Y ahí queda. Cada uno tiene su copia. Para la reserva siguiente nadie vuelve al archivo original: se abre la última que se hizo, se cambian los nombres, el precio y las fechas, y se guarda encima. Cada uno confía en sus registros y va trabajando sobre eso.

Reserva tras reserva, se arrastran cosas. Una cláusula que se agregó para una operación muy particular queda pegada en la siguiente, donde no tiene sentido. Un plazo que se cambió en una cláusula no se cambió en la otra. Hasta el formato se pierde: la tipografía, el tamaño, el interlineado. Y pasa aunque la reserva la tome el gerente comercial.

La tranquilidad del dueño, "hay un modelo validado y fijo", es cierta el día que lo aprobó. Con el paso del tiempo deja de serlo.

¿Qué versión del modelo le llega al interesado?

Antes de decidirse, el interesado pide un modelo de reserva para leerlo. Se lo manda el agente que lo atiende, con el archivo al que tiene acceso: el suyo. En algunas inmobiliarias ese agente no está habilitado para tomar reservas. Si no puede tomarla, tampoco puede evaluar si el escrito que está mandando es correcto.

Después, el interesado viene a la oficina y firma otro documento, el que vale. Ese escrito firmado se manda en Word, por mail, al asesor del comprador. Semanas más tarde hay un refuerzo, o un cambio de condiciones, y nadie le manda la modificación a quien recibió el Word. Al final de la historia, en una firma hay varias personas que sacan documentos distintos como si cada uno fuera el único válido. Vale el firmado. Pero la negociación se complica igual.

¿Qué errores tiene una reserva que salió de un archivo sobreescrito?

Lo habitual es que el escrito no coincida consigo mismo. En la primera parte dice que el pago de la operación se hace en la escritura. En la cláusula de los honorarios dice que se cobran al momento del boleto, porque no se corrigió. Y no hay boleto.

De mínima, no se detecta. O se detecta y hay que corregirlo, cruzarlo, o dejarlo así y cruzar los dedos. De máxima, alguien toma como realidad lo que dice ahí cuando se quiso poner otra cosa. O alguien se arrepiente, y su abogado le recomienda agarrarse de esos errores de texto para sostener que la oferta estuvo mal tomada y que la operación no va para adelante.

¿Dónde vive el estado de las reservas?

En dos lugares. La carpeta física, con la documentación del inmueble y la reserva. Y un Excel de dirección y gerencia con una línea por operación y los datos básicos, con una persona encargada de estar encima. En algunas inmobiliarias hay un área de cierres que lo lleva; en otras lo va llevando quien negocia, sobre una planilla compartida. Lo que se firmó y lo que está pasando con la operación nunca están en el mismo lugar.

¿Cómo evita InMapp que cada reserva salga de un archivo distinto?

En InMapp Ops el documento de reserva sale siempre del modelo de la inmobiliaria. Se cargan los datos de la operación, el interesado, el precio, los plazos y los honorarios, y el documento se genera desde ese modelo. Nadie lo arma en su Word. Si una operación necesita un ajuste, se hace ahí, dentro de la reserva, y se puede volver al modelo original con un clic.

Gerencia recibe aviso cuando se toma una reserva, y es la que la confirma. Una reserva, un documento, y el que vale es el que está ahí, no el que cada uno tiene en su máquina. Cuando se firma, el comprador y las condiciones pasan al expediente sin volver a cargar nada.

Y el Excel de dirección deja de existir. En su lugar hay un tablero de control con el estado y la situación de cada reserva: plazos, dirección, clientes, documento, quién la tomó y quién la confirmó. Toda la información enlazada desde el ingreso de la propiedad hasta el momento en que se mira, no una línea por operación con los datos básicos.

Lo que le llega al abogado de quien se arrepiente es el modelo que el dueño aprobó. Sin cláusulas pegadas.